KI auf ungepflegtem Wissen ist nur schnelleres Rätselraten.
Das Intranet, das niemand liest. Die QMS-Vorgabe, die seit zwei Jahren nicht aktualisiert wurde. Das Formular, das immer noch als PDF-Anhang durch die Postfächer wandert.
Bevor irgendein Copilot darin sucht, muss das Wissen dahinter stimmen. Genau da holen wir dich ab: Wir machen sichtbar, wo dein Wissen heute liegt, geben ihm eine Struktur, schalten es live und sorgen dafür, dass es gepflegt bleibt.
Vier Stationen. Ein Ziel: Wissen, das deine Kolleginnen und Kollegen finden, statt zu suchen.
Bevor ein Copilot sucht, muss die Ablage etwas taugen.
Ein Copilot, der auf ungepflegten SharePoint-Daten sucht, halluziniert nur schneller. Erst Ordnung, dann Automatisierung. Deshalb beginnt jede Wissens-Mission mit einer Landkarte, nicht mit einer Lizenz.
Ein Intranet und eine Suche, die wirklich benutzt werden, nicht nur beim Onboarding gezeigt. Der Maßstab ist einfach: Findet jemand aus dem Vertrieb in unter einer Minute die aktuelle Freigabegrenze? Wenn nicht, ist die Struktur nicht fertig.
Metadaten, Berechtigungen und Versionierung sind kein Nachtrag, sondern Teil des Bauplans. So besteht dein QMS auch beim nächsten Audit, und dein Wissen bleibt zwölf Monate später noch so aktuell wie am ersten Tag.
Wissenslandkarte & Findability-Audit für SharePoint, Teams und Intranet
In jeder Abteilung liegt Wissen verstreut: private OneDrive-Ordner, Excel-Listen mit „final_v3“ im Namen, Papierablagen neben dem Drucker. Wer sucht, findet oft alles außer das, was er eigentlich braucht.
Wir kartieren, wo euer Wissen heute wirklich liegt und wie gut es auffindbar ist, über Intranet, Teams, SharePoint-Bibliotheken und Freigaben hinweg. Nicht nach Bauchgefühl, sondern mit Fundort, Zustand und Verantwortlichem pro Quelle.
Informationsarchitektur, Metadaten & Berechtigungskonzept für Intranet, DMS und QMS
SharePoint ohne Struktur wird schnell zur digitalen Abstellkammer: Jeder legt Ordner nach eigenem System an, Metadaten fehlen, QMS-Dokumente haben keine erkennbare Versionierung.
Wir entwerfen eine Informationsarchitektur mit Metadaten, Content-Typen und klaren Berechtigungskonzepten. Intranet, Dokumentenmanagement und QMS in einem gemeinsamen System statt drei getrennten Inseln, mit Regeln, die auch der Vertrieb versteht.
Intranet-Startseite, digitalisiertes QMS-Dokument & erstes Formular in Power Apps oder Forms
Ein Konzeptpapier in der Schublade hilft niemandem. Deine Kolleginnen und Kollegen brauchen ein Intranet, das sie tatsächlich öffnen, und Formulare, die niemand mehr ausdrucken und unterschreiben muss.
Wir setzen die ersten produktiven Bausteine gemeinsam mit euch um: die neue Intranet-Startseite, ein digitalisiertes QMS-Dokument samt Freigabe-Workflow, ein erstes Formular in Power Apps oder Forms statt PDF-Ausdruck. Mit deinem Team, nicht an ihm vorbei.
Content-Owner, Review-Zyklen & Dashboard für überfällige Inhalte
Ohne klare Verantwortlichkeiten veraltet jedes Intranet und jedes QMS wieder. Nach einem Jahr weiß niemand mehr, wer ein Dokument zuletzt geprüft hat oder ob die Formulare noch aktuell sind.
Wir etablieren Content-Owner, Review-Zyklen und ein Dashboard, das zeigt, welche Inhalte überfällig sind. Jedes Dokument bekommt ein Prüfdatum, jede Seite einen Namen dahinter, und jeder Verstoß wird sichtbar, bevor ein Auditor ihn findet.
Drei Bausteine.
Ein System.
Intranet, Dokumentenmanagement und Qualitätsmanagement werden meist getrennt gekauft, getrennt gepflegt und getrennt vergessen. Auf SharePoint gehören sie zusammen: dieselben Metadaten, dieselben Berechtigungen, dieselbe Suche.
Wird beim Onboarding einmal gezeigt und danach nie wieder geöffnet. Die Startseite zeigt die Weihnachtsfeier von vor zwei Jahren.
Eine Startseite, die beantwortet, was heute wichtig ist. Gepflegt von den Bereichen selbst, mit Ablaufdatum an jeder Meldung und einer Suche, die auch das QMS und die Dokumente kennt.
Ordner in Ordnern in Ordnern. „Angebot_final_v3_NEU(2).docx“ liegt in drei Postfächern, und die gültige Version kennt nur die Person, die gerade im Urlaub ist.
Eine Bibliothek pro Content-Typ, Metadaten statt Ordner. Versionierung läuft automatisch, Berechtigungen folgen dem Bereich, und der Copilot findet das Dokument, weil es ein Dokument ist und kein Anhang.
Das Handbuch ist ein Word-Dokument mit Änderungsverfolgung seit 2019. Formulare werden ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und per Mail verschickt.
Jede Anweisung mit Freigabe-Workflow, Prüfdatum und Owner. Formulare in Power Apps oder Forms, mit digitaler Freigabe. Beim Audit zeigst du das Dashboard, nicht den Aktenschrank.
Das Verbindende ist nicht das Tool, sondern die Regel: Ein Berechtigungskonzept, eine Versionierung, ein Metadatenmodell. Deshalb bauen wir die drei Bereiche nicht nacheinander, sondern auf demselben Fundament.
Dieselbe Frage.
Zwei Wissensbasen.
Ein erfundenes Szenario, keine echten Kundendaten: dieselbe Frage an einen Copilot, einmal gestellt auf ungepflegtem, einmal auf kuratiertem Wissen. Die Situation dahinter kennst du vermutlich trotzdem.
- 5.000 €Einkaufsrichtlinie_2019.pdf · OneDrive · zuletzt geändert 2019
- 10.000 €AW: AW: Freigabegrenze · Mail-Anhang · März
- Seite nicht gefundenIntranet · Bereich Einkauf · Link tot
Drei Antworten. Keine davon belastbar. Der Copilot hat nichts falsch gemacht. Er hat nur gefunden, was da liegt.
Eine Antwort, eine Quelle, ein Name dahinter. Dieselbe KI. Nur eine andere Ablage.
Genau diese Wissensbasis ist der Rohstoff für Etappe 04 der KI-Mission: Wissensagenten, die auf geprüften Quellen antworten und transparent bleiben, wenn die Datengrundlage nicht reicht. Wer hier sauber gebaut hat, spart dort den Content-Check.
Zur KI-MissionDrei Tickets für
deine erste Station.
Klarer Umfang, klares Ergebnis, direkt buchbar, genau wie bei den anderen Missionen. Der Unterschied: Hier startest du beim Wissen, nicht bei Prozessen oder KI-Strategie.
Wissens-Check Briefing
Wo genau geht bei euch Wissen verloren, und was davon lässt sich mit SharePoint und Microsoft 365 tatsächlich lösen? Das Kompaktformat für Bereichs- und Abteilungsleitung.
Mit diesem Ticket startenSharePoint & Intranet Findability Audit
In fünf Tagen weißt du, wo euer Wissen heute liegt, wie gut es auffindbar ist und welche Lücken zuerst geschlossen werden sollten.
Mit diesem Ticket startenInformationsarchitektur-Sprint
Ein moderierter Workshop-Zyklus, nach dem eure Metadaten, Content-Typen und Berechtigungskonzepte für Intranet, DMS und QMS stehen. Nicht nur skizziert.
Mit diesem Ticket startenJedes Ticket ist der bewährte erste Schritt seiner Station und endet mit einem Ergebnis, das für sich steht. Du entscheidest nach jeder Station neu, ob es weitergeht.
Wenn die Struktur steht, heißt die nächste Frage: Automatisierung.
Welche Freigabeprozesse rund um euer QMS lassen sich jetzt mit der Power Platform automatisieren? Genau dort setzt die Prozess-Mission an. Sie nutzt die Metadaten und Berechtigungen, die du hier gebaut hast.
Zur Prozess-Mission wechseln